Interne audits
In het kwaliteitsrapport 2022 schreven we dat een reflectie op de interne audits en de rol van aandachtsfunctionaris kwaliteit (AFK) ons heeft doen inzien dat het proces van doorontwikkelen moeizaam verloopt en we het gevoel hebben te blijven ‘hangen’. In 2023 hebben we er daarom voor gekozen met een klein team auditoren te gaan werken dat nadrukkelijk zelf een rol heeft in het gehele auditproces. Voor de aandachtsfunctionaris kwaliteit zou er op deze manier meer tijd en ruimte kunnen ontstaan om op locatie aan de slag te gaan of bij anderen in de keuken te kijken. 

In 2024 zijn de inzichten van de auditoren direct teruggekoppeld naar een team/locatie, in plaats van dit pas te doen na het bespreken van de organisatiebrede analyse in het managementteam. Dit zodat eventuele ontwikkelkansen ‘rechtstreeks’ in gang gezet kunnen worden en de auditoren meer effect zien van hun inspanningen. In april 2025 is het gehele auditteam geschoold op basis van vooraf opgestelde leervragen. Dat moment is ook gebruikt om de huidige vorm van interne audits opnieuw tegen het licht te houden. Het interne auditteam geeft aan de binding met de audits gedurende het jaar te missen en er meer ‘body’ aan te willen geven. Daarnaast is door het neerzetten van de afdeling Strategie en Beleid en de vernieuwde strategie het idee ontstaan de interne audits meer met elkaar en de verschillende instrumenten te verbinden. Denk bijvoorbeeld aan de strategie, het kwaliteitsmanagementsysteem en het kwaliteitskompas. De eerste contouren voor een advies zijn gemaakt. De inhoudelijke ontwikkelingen binnen de afdeling Strategie en Beleid en het feit dat het interne auditteam door verloop nog slechts uit drie personen bestaat, zijn van invloed op dat het advies nog niet is afgerond. 

Aandachtsfunctionarissen kwaliteit
Op de beleidsdag in januari 2023 is uitgebreid met de leidinggevenden stilgestaan bij de thema’s audits, aandachtsfunctionaris kwaliteit, lerende omgeving en leren van elkaar. Naar aanleiding van deze dag zijn de rolbeschrijving van AFK en de verbeterscan geactualiseerd. In gesprek met de aandachtsfunctionarissen kwaliteit over de rolbeschrijving bleek echter dat de concrete invulling van de rol vragen/dilemma’s blijft oproepen. De AFK-bijeenkomsten in november 2023 hebben tot het inzicht geleid dat het verspreiden van een rolbeschrijving met de verbeterscan de aandachtsfunctionaris kwaliteit niet in positie gaat brengen.  

De gesprekken die in 2024 in de sectoren hierover zijn gevoerd hebben duidelijk gemaakt dat leidinggevenden het, om meer handen en voeten te geven aan diverse thema’s op het gebied van kwaliteit en veiligheid, wenselijk vinden om vanuit de organisatie een focus te krijgen op wat belangrijke thema’s zijn. De antwoorden in de sectoren op de vraag ‘Hoe vinden jullie dat de taken belegd moeten worden waarvan eerder binnen PSW is gekozen deze aan een aandachtsfunctionaris kwaliteit te koppelen?’ zijn divers. Om een passende oplossing te vinden, is de focus op belangrijke thema’s en de verbinding tussen deze thema’s en strategie/jaarplannen/teamleidersrapportages, etc. iets waar eerst de aandacht naar moet uitgaan. De afdeling Strategie en Beleid heeft hierin een rol. 

Verbeterscan
De verbeterscan is enkele jaren geleden gemaakt als werkdocument en hulpmiddel om op diverse risicovolle thema’s in te zoomen en vervolgens als team te kunnen reflecteren en ontwikkelen. Elk team had zelf de vrijheid om een en ander op een passende manier vorm te geven, al dan niet in samenwerking met cliënten en ouders/verwanten. Naar aanleiding van de reflectie op de rol van AFK en het gebruik van de verbeterscan, zal moeten blijken of de verbeterscan (nog) bruikbaar is en op welke manier. In de jaarlijkse arbogesprekken wordt deze nog als hulpmiddel benoemd.